Kære alle

Det er glædeligt, at mange medlemmer engagerer sig i forholdene i Søsporten og har interesse for, hvordan vores fælles faciliteter fungerer. Det engagement sætter vi stor pris på.
Vi oplever imidlertid en stigende tendens til, at vi som AR repræsentanter for Brugerrådet løbende bliver kontaktet personligt og mundtligt om stort og småt. Det kan være alt fra krummer i sofaerne til spørgsmål om, hvordan de omkring 600 medlemmer i Søsporten bør opføre sig og benytte faciliteterne.
Det er ikke usædvanligt, at vi som AR repræsentanter for Brugerrådet bliver mødt med adskillelige mundtlige henvendelser i løbet af blot en enkelt formiddag – og ofte fortsætter det resten af dagen. Mange af henvendelserne vedrører desuden forhold, som tidligere er blevet drøftet eller allerede er informeret om.

Vi vil gerne være tydelige omkring, at omfanget af disse gentagne, mundtlige henvendelser efterhånden er blevet en belastning for de frivillige, der påtager sig arbejdet i Brugerrådet.

Brugerrådets medlemmer er først og fremmest også almindelige medlemmer af Søsporten, som gerne vil kunne benytte faciliteterne og deltage i deres aktiviteter uden konstant at skulle forholde sig til spørgsmål, klager og forslag.
Det er vigtigt at huske, at Brugerrådet bygger på frivillig arbejdskraft og som udgangspunkt kun holder møde én gang om måneden. Det er derfor hverken hensigtsmæssigt eller realistisk, at rådets repræsentanter forventes at være til rådighed for løbende mundtlige henvendelser i dagligdagen.
Vi vil derfor opfordre til, at spørgsmål, forslag og eventuelle klager fremover som udgangspunkt fremsendes skriftligt frem for at blive taget op mundtligt med de enkelte repræsentanter. Det giver mulighed for en mere struktureret behandling og sikrer samtidig, at henvendelserne når frem til det samlede Brugerråd.

Vi vil også opfordre alle til at overveje, om en sag reelt kræver Brugerrådets involvering, eller om den kan løses direkte mellem medlemmerne eller i den enkelte klub. Ligeledes vil vi opfordre til, at man holder sig orienteret gennem nyhedsbrevene og den øvrige information fra Søsporten, så allerede behandlede spørgsmål ikke unødigt tages op igen.

Søsporten er vores fælles ansvar. Brugerrådet arbejder for at skabe de bedst mulige rammer, men den daglige trivsel, orden og gensidige hensyntagen er noget, vi alle må bidrage til.
Vi håber derfor på forståelse og respekt for, at Brugerrådets repræsentanter også har brug for arbejdsro – og mulighed for at nyde deres fritid i Søsporten på lige fod med alle andre medlemmer.

Henvendelser er fortsat velkomne, men vi beder om, at de sker på en måde, der tager hensyn til det frivillige arbejde.

På forhånd tak for forståelsen og for jeres bidrag til et velfungerende Søsporten.

Med venlig hilsen
Klaus og Ole